Nachweise anfordern. Gültigkeit im Blick behalten.

Übersicht

Wer mit Subunternehmern und Lieferanten arbeitet, braucht aktuelle Nachweise: Versicherungen, Zertifikate, Freistellungsbescheinigungen. LyveVendor macht daraus einen nachvollziehbaren Prozess statt einer Excel-Liste mit Erinnerungen im Kalender.

Schnellstart

In fünf Schritten vom neuen Konto zum ersten geprüften Nachweis.

Die wichtigsten Begriffe

So funktioniert es

Jeder Nachweis durchläuft denselben Kreislauf — vom Zuweisen bis zur Überwachung der Gültigkeit.

Status einer Anforderung

Anmelden & Registrieren

Bestehende Nutzer melden sich mit E-Mail-Adresse und Passwort an; über „Passwort vergessen?“ lässt sich ein Zurücksetzen per E-Mail anstoßen. Neue Unternehmen legen sich über „Jetzt registrieren“ selbst an.

Dashboard

Vier Kennzahlen — Lieferanten gesamt, Vollständig, Handlungsbedarf und Zur Prüfung — und darunter die Liste „Handlungsbedarf“. Sie nennt fehlende, bald ablaufende und abgelaufene Nachweise sowie neue Uploads, die auf Ihre Prüfung warten. „Ansehen“ öffnet den betroffenen Lieferanten.

Lieferanten

Die Liste zeigt Firma, Kategorie, Status und Ort. Sie lässt sich per Suche und über den Statusfilter (Aktiv, Alle, Handlungsbedarf, Archiviert) eingrenzen. Ein Klick auf eine Zeile öffnet den Lieferanten.

Lieferant anlegen

Über „Lieferant anlegen“ genügen Firmenname, optional E-Mail-Adresse und Stadt. Die E-Mail-Adresse wird für Anfragen und Erinnerungen benötigt. Weitere Angaben — Rechtsform, Lieferantennummer, Telefon, Website, Adresse, Kategorie, Risikostufe und Notizen — pflegen Sie über „Bearbeiten“.

Die Lieferantenseite

Oben stehen Name und der Erfüllungsgrad. Darunter finden Sie drei Bereiche:

• Anforderungen — zuweisen, bearbeiten (Gültig bis, „Für diesen Lieferanten nicht erforderlich“), löschen. Je nach Status erscheinen „Anfordern“, „Erinnerung senden“ oder „Über Prüfung benachrichtigen“.
• Dokumente — Vorschau, Download, Löschen und „Prüfen“ für neue Uploads.
• Lieferantenportal — sicheren Upload-Link erstellen und kopieren.

Über das Menü neben „Bearbeiten“ lässt sich der Lieferant archivieren, reaktivieren oder löschen.

Anforderungen

Der Katalog Ihrer Nachweistypen. Jeder Typ hat einen Namen, eine Kategorie und eine Standardgültigkeit; über den Schalter aktivieren oder deaktivieren Sie ihn. Beim Anlegen legen Sie außerdem fest, ob ein Ablaufdatum erforderlich und die Anforderung Pflicht ist. Für die Pflege ist die Rolle Admin nötig.

Dokumente

Alle hochgeladenen Nachweise über alle Lieferanten, filterbar nach „Zur Prüfung“, „Gültig“ und „Abgelehnt“. Sie sehen Lieferant, Status, Gültigkeit („auto.“ = automatisch erkannt) und Uploaddatum; Vorschau und Download sind direkt erreichbar.

Aktivitäten

Ein chronologischer Verlauf wichtiger Vorgänge: Lieferant angelegt oder geändert, Anforderung zugewiesen oder angefordert, Erinnerung gesendet, Dokument hochgeladen (auch über das Portal), genehmigt oder abgelehnt, Portal-Link erstellt oder widerrufen, Benutzer eingeladen. Angezeigt werden Aktion, Verursacher und Zeitpunkt.

Lieferantenportal

Das Portal ist die Seite, die Ihre Lieferanten sehen — ohne Login, nur über den geheimen Link. Es zeigt alle Anforderungen des Lieferanten mit Status und, wo nötig, dem Button „Dokument hochladen“.

Einstellungen

Die Einstellungen finden Sie in der Seitenleiste unter „Unternehmen“, „Team“, „E-Mail (SMTP)“ und „Tarif“.

Integration & API

LyveVendor stellt keine getrennte Programmier-Schnittstelle mit API-Keys bereit. Es gibt zwei Arten von Zugängen: das öffentliche Portal per Token — geeignet, um Uploads aus eigenen Systemen anzustoßen — und die Routen der Oberfläche, die eine Anmeldesitzung (Cookie) voraussetzen.

Portal: Anforderungen lesen

curl https://DEINE-INSTANZ/api/portal/<PORTAL_TOKEN>

{
  "organizationName": "Musterbau GmbH",
  "supplierName": "Hoffmann Trockenbau GmbH",
  "requirements": [
    {
      "id": "<ANFORDERUNGS_ID>",
      "status": "missing",
      "dueDate": null,
      "name": "Betriebshaftpflicht",
      "description": "",
      "requiresExpiryDate": true
    }
  ]
}

Portal: Dokument hochladen

multipart/form-data mit file, requirementId und optional validUntil (JJJJ-MM-TT). Ohne validUntil wird bei PDFs das Ablaufdatum automatisch gesucht.

curl -X POST https://DEINE-INSTANZ/api/portal/<PORTAL_TOKEN>/upload \
  -F "file=@haftpflicht.pdf;type=application/pdf" \
  -F "requirementId=<ANFORDERUNGS_ID>" \
  -F "validUntil=2027-04-09"

{
  "success": true,
  "detectedValidUntil": null
}

Mit Sitzung: eigene Daten abrufen

Die Anmeldung setzt ein Sitzungs-Cookie, das Sie bei weiteren Aufrufen mitsenden. Der Zugriff folgt den Rollen der Organisation.

# Anmelden und Sitzungs-Cookie speichern
curl -c cookies.txt -X POST https://DEINE-INSTANZ/api/auth/login \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -d '{ "email": "du@firma.de", "password": "<PASSWORT>" }'

# Eigene Organisationen und Rolle abrufen
curl -b cookies.txt https://DEINE-INSTANZ/api/me

# Lieferanten einer Organisation auflisten
curl -b cookies.txt "https://DEINE-INSTANZ/api/app/orgs/<ORG_ID>/suppliers?status=active"

{
  "userId": "<USER_ID>",
  "email": "du@firma.de",
  "platformRole": null,
  "organizations": [
    { "organizationId": "<ORG_ID>", "role": "owner", "name": "Musterbau GmbH", "slug": "musterbau", "status": "active" }
  ]
}

Fehlercodes

Ideen & Use Cases

Beispiele, wie sich typische Nachweise mit den vorhandenen Bausteinen abbilden lassen. Die Werte sind Vorschläge — passen Sie sie an Ihre Anforderungen an.

Rollen & Rechte

Jede Rolle enthält die Rechte der darunterliegenden. Der Server prüft die Berechtigung bei jeder Aktion; ausgeblendete Buttons sind nur eine Komfortfunktion.

Pakete & Limits

Das Paket begrenzt die Zahl der aktiven Lieferanten und der Benutzer. Konten ohne Paket befinden sich im Ansichtsmodus: alles ansehen, nichts ändern. Für einzelne Organisationen können individuelle Limits vereinbart werden. Das Paket vergibt der Plattformbetreiber.

FAQ & Fehlersuche