Datenschutzerklärung

Stand: 2026

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist mir wichtig. Nachfolgend informiere ich Sie gemäß Art. 13 DSGVO darüber, welche Daten bei der Nutzung von LyveVendor verarbeitet werden und welche Rechte Ihnen zustehen.

1. Verantwortlicher

2. Zwei Rollen: Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter

Für die Daten, die Sie beim Besuch der Website sowie bei der Registrierung und Anmeldung eines Kontos angeben (z. B. E-Mail-Adresse, Name, Unternehmen), bin ich Verantwortlicher.

Die Daten, die Sie in LyveVendor über Ihre Lieferanten erfassen (z. B. Firmen- und Kontaktdaten, Ansprechpartner, Notizen, hochgeladene Nachweise wie Versicherungsbescheinigungen, Zertifikate oder Freistellungsbescheinigungen), verarbeite ich ausschließlich in Ihrem Auftrag und nach Ihren Weisungen. Für diese Inhalte sind Sie als Kunde Verantwortlicher im Sinne der DSGVO, ich bin Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die Grundlage dafür ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung, den ich Ihnen auf Anfrage zur Verfügung stelle.

3. Aufruf der Website und Server-Logfiles

Beim Aufruf dieser Website verarbeitet der Server technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene URL, übertragene Datenmenge, HTTP-Statuscode sowie Browser- und Betriebssysteminformationen (User-Agent). Die Verarbeitung dient dem sicheren und stabilen Betrieb und der Abwehr von Angriffen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb). Die Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für diesen Zweck erforderlich ist.

Die öffentlichen Seiten (Dokumentation, Impressum, Datenschutzerklärung) setzen keine Cookies und verwenden keine Tracking- oder Analysedienste. Es werden keine Werbe- oder Social-Media-Inhalte von Dritten nachgeladen. Es wird die Systemschrift Ihres Geräts verwendet; Icons werden von diesem Server selbst ausgeliefert.

4. Konto und Anmeldung

Für die Nutzung von LyveVendor wird ein Konto benötigt. Dabei verarbeite ich E-Mail-Adresse, Name, ein gehashtes Passwort (kein Klartext), Ihre Organisation und Ihre Rolle (Betrachter, Mitglied, Admin, Owner). Zudem protokolliert LyveVendor wichtige Vorgänge im Aktivitätenverlauf (z. B. Anlegen und Ändern von Lieferanten, Anforderungen, Uploads, Prüfungen, Einladungen) mit Bezug zum handelnden Nutzer bzw. zum Lieferanten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie lit. f (Sicherheit und Nachvollziehbarkeit).

Registrieren sich Nutzer selbst, legt LyveVendor eine Organisation mit Ihnen als Owner an. Eingeladene Nutzer erhalten eine Einladung an ihre E-Mail-Adresse. Für das Zurücksetzen eines Passworts wird auf Anforderung eine E-Mail an die hinterlegte Adresse versendet; dabei wird nicht mitgeteilt, ob die Adresse registriert ist.

Cookies und lokale Speicherung

• Sitzungs-Cookie (Name beginnt mit sb- und endet auf -auth-token): wird nach der Anmeldung gesetzt und hält Ihre Sitzung aufrecht. Es wird bei der Abmeldung gelöscht. Es ist technisch erforderlich; Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Eine Einwilligung ist dafür nicht nötig.
• Lokale Einstellungen im Browser: Ihr gewähltes Farbschema (hell/dunkel) wird im lokalen Speicher Ihres Browsers abgelegt und nicht an mich übertragen.

5. Lieferantendaten und Nachweise

In LyveVendor erfassen Sie Lieferanten und die Nachweise, die Sie von ihnen benötigen. Gespeichert werden insbesondere Firmen- und Kontaktdaten (E-Mail, Telefon, Adresse), Kategorien, Notizen, Anforderungen samt Status und Gültigkeitsdaten sowie die hochgeladenen Dateien (PDF, PNG, JPG) mit Angaben wie Dateiname, Größe, Prüfstatus und Ablaufdatum. Dateien werden im Dateispeicher der Anwendung abgelegt und ausschließlich über zeitlich begrenzte, signierte Links für berechtigte Nutzer abrufbar gemacht.

Bei PDF-Dateien liest LyveVendor den Text auf dem Server aus, um ein Ablaufdatum zu erkennen (z. B. hinter „gültig bis“). Dies geschieht ohne Übermittlung an externe KI-Dienste.

Bitte stellen Sie sicher, dass Sie zur Verarbeitung dieser Daten berechtigt sind und, soweit nötig, eine Rechtsgrundlage und Informationspflichten gegenüber den betroffenen Personen erfüllen.

6. Lieferantenportal

Lieferanten laden Nachweise über einen geheimen Link ohne eigenes Konto hoch. Dabei verarbeite ich die hochgeladene Datei, die gewählte Anforderung, ein ggf. angegebenes Ablaufdatum sowie technische Daten des Aufrufs (insbesondere die IP-Adresse). Die IP-Adresse wird kurzzeitig im Arbeitsspeicher verwendet, um Uploads je Adresse zu begrenzen und Missbrauch zu verhindern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Der Link wird nicht im Klartext gespeichert, sondern nur als Hash; er kann von Ihnen widerrufen werden und gilt nur für den jeweiligen Lieferanten. Das Portal setzt keine Cookies.

7. E-Mail-Versand

Anfragen, Erinnerungen und Benachrichtigungen (z. B. über neue Uploads oder Einladungen) versendet LyveVendor über den SMTP-Server, den Ihre Organisation in den Einstellungen hinterlegt hat, mit Ihrer eigenen Absenderadresse. Die Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert und nur zum Versand verwendet. Inhalte der Mails (z. B. Name des Lieferanten, Bezeichnung der Anforderung, Upload-Link) werden dabei an Ihren Mailserver und die Empfänger übermittelt. Ohne hinterlegten SMTP-Server werden keine Mails an Lieferanten versendet.

8. Hosting und Empfänger

LyveVendor wird mit einer Datenbank, Authentifizierung und einem Dateispeicher (Supabase) betrieben. Die Verbindung erfolgt über HTTPS verschlüsselt. Soweit ich für den Betrieb einen Hosting-Anbieter einsetze, ist dieser als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO eingebunden.

Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte erfolgt sonst nur, wenn es für die Vertragserfüllung erforderlich ist, Sie es veranlassen (z. B. Ihr SMTP-Server, Empfänger von Anfragen) oder eine gesetzliche Pflicht besteht.

9. Speicherdauer

• Kontodaten: bis zur Löschung des Kontos bzw. Beendigung des Vertrags, danach nur, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.
• Lieferanten, Anforderungen und Dokumente: bis Sie diese löschen oder der Vertrag endet. Archivierte Lieferanten bleiben erhalten, bis sie gelöscht werden; über die Löschfunktion können Lieferanten und einzelne Dokumente endgültig entfernt werden.
• Aktivitätenverlauf: solange die Organisation besteht, zum Zweck der Nachvollziehbarkeit.
• Sitzungsdaten: bis zur Abmeldung bzw. zum Ablauf der Sitzung.
• Rechnungs- und Vertragsdaten: entsprechend den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen.

10. Datensicherheit

Die Übertragung erfolgt per TLS-Verschlüsselung. Passwörter werden nur als Hash gespeichert, der Zugriff ist rollenbasiert und wird bei jeder Aktion serverseitig geprüft. Daten verschiedener Organisationen sind getrennt. Portal-Links und SMTP-Zugangsdaten werden nicht im Klartext gespeichert.

11. Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16) und Löschung (Art. 17)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3)

Wenden Sie sich dazu an julius.kruessmann@icloud.com. Betrifft Ihre Anfrage Inhalte, für die ein Kunde Verantwortlicher ist (z. B. Angaben zu einem Lieferanten), leite ich sie an diesen weiter bzw. unterstütze ihn bei der Beantwortung.

12. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Zuständig für meinen Sitz ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, www.ldi.nrw.de.

13. Bereitstellung der Daten

Für die Nutzung von LyveVendor sind E-Mail-Adresse und Passwort erforderlich; ohne diese Angaben kann kein Konto angelegt werden. Die Angabe weiterer Daten ist freiwillig.

14. Änderungen

Ich passe diese Erklärung an, wenn sich LyveVendor, die eingesetzten Dienste oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.

Siehe auch: Impressum